Résumé
Gérer le flux d’informations et de documents en entreprise n’est pas chose aisée. La multiplicité des canaux (mail, courriers, etc.), l’accessibilité et la traçabilité des informations, le problème de conformité, le coût matériel et humain… Autant de défis auxquels l’entreprise doit faire face. Heureusement, des outils de gestion et de normalisation de processus documentaire existent pour garantir l’homogénéité, la conformité et l’accessibilité des documents.
Gestion documentaire « traditionnelle »
Avant l’avènement des GED (Gestion électronique des documents), le stockage de documents papier et numérique n’était ni centralisé ni uniformisé. Cette méthode quelque peu grossière entraine une foule de difficultés : perte de temps dans la recherche d’information, doublons en série, documents non mis à jour.
Hormis les problèmes de disponibilité et d’accessibilité, l’entreprise souffrait aussi de cette situation. En effet, la baisse de productivité générée par ces dysfonctionnements internes s’en ressentait au niveau de la clientèle. Par ailleurs, en cas de sinistre matériel, comme un incendie ou une inondation, la perte des documents papier pouvait s’avérer fatale.
Aujourd’hui, les outils de gestion documentaire ont rendu plus agile l’organisation des entreprises. Ces outils contribuent à améliorer l’efficacité au niveau de chaque poste de travail et à réduire les risques de commettre des erreurs dans la manipulation et la transmission des documents.
Les avantages pluriels de la GED
La procédure de maîtrise des documents internes implique de disposer des bons outils pour assurer la normalisation de vos processus, l’accessibilité des informations, leur uniformité et leur sécurité.
En adoptant une solution de gestion électronique des documents, vous bénéficiez d’un outil d’automatisation des documents permettant d’accroitre la lisibilité et l’exploitabilité des informations. D’autre part, la mise en conformité aux réglementations et aux normes est facilitée grâce à des fonctions et des données conçues spécifiquement à cet effet.
La GED offre un accès personnalisé aux informations, partout et à tout moment. L’accès aux documents et leur modification sont contrôlés et enregistrés dans un journal d’activité et ils sont protégés contre les accès non autorisés. Toujours en termes d’accessibilité, la solution GED déployée en mode SaaS ou dans le cloud offre une meilleure traçabilité et une plus grande réactivité. Toutes les informations sont réunies et structurées au même endroit, si bien que l’audit peut être mené plus vite et facilement.
Accès protégé, unicité des documents, informations fiables et à jour, réduction des coûts grâce à l’automatisation des tâches : la GED est un allié précieux pour le renforcement de la performance globale de votre organisation.